できる人の名刺の保存方法その①!【今日から実践】

できる人の名刺の保存方法その①!【今日から実践】

仕事をしているとどんどんたまっていく名刺くからビジネス界でのマナーとして行われる名刺交換ですが、人脈を広げるうえで増えていく名刺には大きな価値があります。しかしその管理は本当に大変!今回はそんな名刺のよりよい管理方法についてまとめていきたいと思います。

もらった名刺を保存する前に

どんな方法で名刺を管理するにせよ、集めた名刺とその名刺の持ち主が一致しなければ名刺から得られる情報を次の仕事に生かすことができません。できる人は名刺をもらったその日のうちに名刺に「直接情報を書き込む」といいます。

書き込む内容はその人物といつどこで会い、どういった話をしたのか。時間がなければ日付を書き込むだけでも、後から見返したときにすぐにその名刺の持ち主を思い浮かべられるようになります。ほんのひと手間ですがこれをするかしないかで人脈の幅に大きな差が出ます。

保存方法の選び方

名刺の保存にはとにかく時間がかからない方法を選ぶべきです。名刺を保存するのにいちいち時間を取られていると業務への差支えがありますし、時間がかかるというのがその方法が自分に合っていないというなによりの証明です。

名刺は目的の人物を探しやすい状態で保存しなければなりません。せっかく綺麗に保存をしても、いざというときに名刺を探すのに時間がかかってしまっては意味がありません。名刺の保存を後回しにしてしまったり、あるはずの名刺が見つからないという状況に陥ったときは、新しい名刺の保存方法を考えてみましょう。

名刺ファイルやケースに保存する

名刺の保管方法に悩むビジネスマンのために、名刺保存用の様々な商品が発売されています。名刺ファイル、名刺フォルダー、手帳型名刺ケース、さらには卓上型回転式メールホルダーなど実に使いやすそうなものばかりです。これらの中から自分に合ったものを選んでいくのですが、ただ保管するだけでは意味がありません。名刺を管理するうえではその順番も重要になってきます。

五十音順で並べる

人や会社の名前を覚えるのが得意な人にはとても効率的な方法です。卓上型の名刺を立てて保存できるケースに、あいうえお順に仕切りを作って保存します。会社名か個人名かで統一して並べる必要がありますが、名刺を辞書のようにすぐに取り出せるとても良い方法です。

相手の業種や業界別に分ける

人の名前を覚えるのは少し苦手ですが、仕事上取引先の業種が様々な場合はこれが有効です。カテゴリー別に名刺を分けておくことで、いざ自分がその取引先の情報が必要な時にすぐに目的を絞って名刺を探すことができます。名刺の持ち主の名前を覚えるよりも、どこどこの営業の人、と覚えるのが得意な人に向いています。気を付けなければいけないのは、自分の仕事上ひとつの業種としか取引しない場合。名刺を細かくカテゴリーわけをするよりも会社ごとにくくったほうが見つけやすい可能性があるということです。

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